Ticari defterler ne zaman ve nerede tasdik ettirilir?

Hangi ticari defterler tutulur?

Türk Ticaret Kanunu’na dayanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ, hangi defterin kimin tarafından tutulacağını defter sahibinin türüne göre belirler:

• Her tacir (gerçek veya tüzel kişi): yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri.
• Şahıs şirketleri (kollektif, komandit): yukarıdakilere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
• Anonim şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler: yevmiye, kebir, envanter defterlerine ek olarak pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
• Limited şirketler: yevmiye, kebir, envanter defterlerine ek olarak pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri (yönetim kurulu yerine müdürler kurulu kararlarını ayrı bir defterde tutmak isteyen limited şirketler için müdürler kurulu karar defteri).
• Kooperatifler: anonim şirketlerle aynı defter grubu.

Açılış onayı ne zaman yapılır?

Vergi Usul Kanunu’nun 221. maddesine göre tasdik zamanı mükellefin durumuna göre değişir:

• Faaliyete önceden devam edenler: defteri kullanacakları hesap döneminden önceki son ayda (takvim yılı uygulayanlarda Aralık ayında) tasdik ettirir.
• Hesap dönemi özel olarak belirlenmiş mükellefler: kendi dönemlerinden önceki son ayda tasdik ettirir.
• Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler, yeni mükellefiyete girenler: bu durumların gerçekleştiği tarihten önce tasdik ettirir.
• Vergiden muaflığı kalkanlar: muaflığın sona erdiği tarihten itibaren on gün içinde tasdik ettirir.
• Defterin dolması veya başka bir nedenle yıl içinde yeni defter kullanmaya geçenler: yeni defteri kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirir.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ aynı zamanı şirketler için şöyle somutlaştırır: açılış onayı, kuruluş sırasında defter kullanılmaya başlanmadan önce, sonraki dönemlerde ise faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılır. Hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde bu süre Aralık ayı sonudur. Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defterinin açılış onayı her hesap dönemi için zorunludur; pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprağı bulunduğu sürece onay yenilenmeden kullanılmaya devam edilebilir.

Açılış onayı nerede yapılır: noter mi, ticaret sicili mi?

Vergi Usul Kanunu’nun 223. maddesi tasdik makamını belirler: defterler, iş yerinin bulunduğu yerdeki noter tarafından, iş yeri yoksa ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter tarafından tasdik edilir. Anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında ise tasdik, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret sicili memuru veya noter tarafından yapılabilir.

Bu kural pratikte şu şekilde işler:

• Kuruluşta: açılış onayı, ticaret sicili müdürlüğünde tescil işlemiyle birlikte yapılabilir; şirket kurucularının ayrıca notere gitmesi gerekmez.
• Sonraki hesap dönemlerinde: açılış ve varsa kapanış onayları noterde yaptırılır.

Tasdikin yenilenmesi (VUK m.222)

Defterini ertesi yıl da kullanmak isteyen mükellefler, tasdiki Ocak ayı içinde yeniletmek zorundadır. Hesap dönemi Hazine ve Maliye Bakanlığınca ayrıca belirlenmiş mükellefler için bu süre, kendi hesap döneminin ilk ayıdır. Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e göre yeterli yaprağı olan defterlerde (defteri kebir, envanter defteri gibi kapanış onayına tabi olmayan defterlerde) onay yenileme, son kaydın bulunduğu sayfadan sonraki sayfaya işlenir.

Kapanış onayı: hangi defterler, hangi süre?

Kapanış onayı, açılış onayından farklı olarak sadece bazı defterler için zorunludur:

• Yevmiye defteri: izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar (takvim yılında Haziran ayı sonu) notere ibraz edilir; noter son kayda “Görülmüştür” şerhi düşer.
• Yönetim kurulu karar defteri (limited şirkette ayrı tutuluyorsa müdürler kurulu karar defteri): izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar (takvim yılında Ocak ayı sonu) notere ibraz edilir.
• Defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri: kapanış onayına tabi değildir.

Hangi defter, ne zaman, nerede: özet tablo

Fiziki mi elektronik mi: seçim hakkı ve elektronik zorunluluk

Türk Ticaret Kanunu, zorunlu defterlerin fiziki (kağıt) veya elektronik ortamda tutulmasına imkân tanır; muhasebeyle ilgili defterler (yevmiye, kebir, envanter) elektronik ortamda tutulduğunda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter uygulaması kapsamına girer ve açılış/kapanış onayı yerine her ay için oluşturulan berat dosyalarının yüklenmesi geçer (bkz. e-defter zorunluluğu rehberi).

Muhasebeyle ilgili olmayan defterler (pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yönetim kurulu karar defteri) için ise Ticaret Bakanlığı’nın Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) 1 Temmuz 2025’te uygulamaya girmiştir. Ticaret Bakanlığı’nın duyurusuna göre:

• Kuruluşu veya esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini 1 Ocak 2026 tarihine kadar ETDS’ye taşımak zorundadır.
• 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilecek tüm yeni şirketler, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini doğrudan ETDS üzerinde tutmakla yükümlüdür; bu defterler tescille birlikte ek bir işlem gerekmeden kullanıma açılır.
• Yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulması ise şirketin kendi tercihine bırakılmıştır; fiziki ortamda tutulmaya devam edilebilir.

Tasdik ettirmemenin sonucu

Vergi Usul Kanunu, tasdike tabi bir defterin hiç tasdik ettirilmemesini veya süresinden sonra tasdik ettirilmesini, kanunda defter tutmamayla bir tutar ve bu fiiller kanunun usulsüzlük cezalarına ilişkin hükümleri çerçevesinde cezalandırılır. Bu nedenle kuruluş aşamasında ticaret sicilinde yapılan açılış onayının takip eden yıllarda notere taşınması ve her yıl Ocak ayı içinde tasdikin yenilenmesi gerektiği gözden kaçırılmamalıdır.

Sık sorulanlar